Comment les courriels d’absence sont-ils classés?
Le système récupère les courriels des joueurs, analyse leur intention et propose les matchs auxquels leur message semble faire référence. Cette analyse prépare le travail de l’administrateur, mais elle ne remplace jamais sa vérification.
Aucune absence, annulation ou disponibilité n’est appliquée au calendrier avant de cliquer sur Confirmer et appliquer.
1. Réception et identification du joueur
Lorsque le service est activé dans Administration, la boîte de réception est vérifiée à 8 h, 11 h, 15 h, 17 h et 19 h, selon l’heure de Toronto. Le bouton de vérification immédiate permet aussi de lancer le traitement sans attendre la prochaine heure prévue.
- Seuls les courriels non lus sont récupérés.
- L’adresse d’expédition doit correspondre à l’adresse enregistrée dans la fiche d’un joueur régulier ou remplaçant actif.
- Un courriel provenant d’une adresse inconnue est ignoré par le classement et inscrit au journal.
- Le courriel est d’abord conservé dans l’application, puis marqué comme lu dans la boîte de réception.
- Un même courriel n’est pas importé deux fois lorsque son identifiant a déjà été enregistré.
2. Catégorie proposée
L’IA reçoit le sujet et le texte du courriel, l’identité du joueur et une liste limitée aux matchs connus dans le calendrier. Elle doit choisir exactement une catégorie parmi les suivantes.
| Catégorie | Signification | Effet après confirmation |
|---|---|---|
| Absence — un match | Le joueur sera absent à un seul match identifiable. | Une absence est ajoutée au match confirmé. |
| Absence — plusieurs matchs | Le joueur sera absent à plusieurs matchs précis. | Une absence est ajoutée à chacun des matchs confirmés. |
| Absence — durée indéterminée | Le joueur est absent jusqu’à nouvel ordre ou ne connaît pas sa date de retour. | Les matchs futurs choisis par l’administrateur sont marqués comme absences. |
| Modification ou annulation d’absence | Le joueur raccourcit, modifie ou annule une absence déjà annoncée. | Les absences sont retirées des matchs confirmés. |
| Disponibilité d’un remplaçant | Un remplaçant offre ses services pour un ou plusieurs matchs. | Sa disponibilité est enregistrée pour les matchs confirmés. |
| Autre | Le message ne demande aucune action liée à une absence ou à un remplacement. | Aucun changement de présence n’est effectué. |
3. Comment les dates mentionnées sont-elles interprétées?
Le système ne transforme pas simplement une phrase en date libre. Il compare les mots du joueur aux matchs qui existent déjà dans le calendrier et propose leurs identifiants. Il lui est interdit d’inventer un match ou une date absente du calendrier.
- Une date précise, par exemple « le 18 septembre », est rapprochée du match correspondant.
- Les expressions comme « ce vendredi », « vendredi prochain » ou « les trois prochaines semaines » sont interprétées selon la date du jour et le calendrier disponible.
- Pour un joueur régulier, seuls les matchs de son groupe peuvent être proposés.
- Pour un remplaçant, des matchs des groupes A et B peuvent être proposés.
- Pour une absence sans date de retour, l’IA propose les matchs futurs plausibles; l’administrateur choisit ceux qui doivent réellement être cochés.
- Si aucun match ne peut être déterminé avec assez de certitude, aucune date n’est cochée et le message indique qu’une clarification est nécessaire.
Le prochain vendredi correspondant au groupe du joueur devrait être proposé.
Les trois prochains matchs pertinents devraient être proposés, s’ils existent au calendrier.
La catégorie « durée indéterminée » est proposée avec plusieurs matchs futurs à vérifier.
Une modification ou annulation d’absence devrait être proposée pour le match concerné.
4. Vérification obligatoire dans Administration
Les résultats apparaissent dans Administration → Classification des courriels → File de révision. Chaque fiche montre le message original, le résumé, la catégorie, la raison, le niveau de confiance, l’expression temporelle reconnue et les matchs proposés.
- Lire le courriel original et le résumé proposé.
- Vérifier la catégorie; la modifier si l’intention a été mal comprise.
- Vérifier toutes les cases de match, surtout pour « ce vendredi » et les absences de longue durée.
- Cliquer sur Confirmer et appliquer seulement lorsque la catégorie et les matchs sont exacts.
Le bouton Ignorer classe le courriel sans modifier les présences. Si la classification a échoué ou n’a pas encore été faite, Classifier avec l’IA permet de la relancer.
Même avec une confiance élevée, vérifiez toujours les dates proposées avant d’appliquer la décision.